Goed bestuur: echte functiescheiding (Administratieve Organisatie) voor stichtingen?

Een goed bestuur bij stichtingen begint bij functiescheiding. Functiescheiding zorgt voor vertrouwen, het tegengaan van fraude en een transparante organisatie. Wat functiescheiding is en hoe je tot functiescheiding komt bij betalingen lees je in dit artikel. 

Volgens de werkgroep Governance code cultuur is het bestuur verantwoordelijkheid voor het financieel beleid en het risciobeheer en dit bereikt zij door sluitende interne procedures en externe verslaggeving. Hoewel iedereen ervan overtuigd is dat functiescheiding belangrijk is, zijn er allerlei organisatorische en praktische bezwaren die functiescheiding lastig maken.

Stichtingen en kleine organisaties

Met name stichtingen met een kleine organisatie hebben vaak geen functiescheiding of een omslachtige functiescheiding. Het is belangrijk om functies te scheiding  als onderdeel van de administratieve organisatie (AO). De redenen om aan functiescheiding te doen zijn:

- Voorkoming van verduistering van geld;
- Vergroten van de betrouwbaarheid van de verslaggeving;
- Vergroten van interne transparantie.

Wat is functiescheiding?

Functiescheiding is het verdelen van verantwoordelijkheden (rollen) over verschillende personen (functionarissen). In de onderstaande tabel hebben we de functies opgenoemd en vermeld wie die vervult binnen een organisatie:

Functiescheiding bij de betaling van facturen per bank

Het bestuur heeft het budget goedgekeurd en de projectleider gaat de bestellingen doen. De directie controleert of de bestelling juist gedaan wordt en wanneer de factuur wordt betaald voor het directielied akkoord geeft. De kasbeheerder zorgt dat de betaling via de bank kan (en dus controleert of er genoeg geld is) en de boekhouder registreert de factuur. Van belang is dat er altijd minimaal tweepaar ogen betrokken zijn bij één handeling.

Stappen in het proces:

1. Beslissen en bestelling doen
2. Factuur goedkeuren
3. Factuur registreren
4. Betaling klaarzetten
5. Betaling verzenden
6. Betaling registreren

Faciliteren functiescheiding

De stappen waarbij geld de organisatie verlaat (stappen vijf en zes) zijn het belangrijkst. Misschien verwacht je dat banken de functiescheiding faciliteren, maar niets is minder waar. Banken faciliteren functiescheiding niet. Daardoor is het niet mogelijk de registrende rol (invoeren in het bankpakket), de bewarende rol (is er genoeg geld) en de uitvoerende rol (akkoord geven om te betalen) gerealiseerd kan worden via het bankpakket zelf. Er is dan gekozen voor één van de twee oplossingen die beide vanuit een control oogpunt onjuist zijn.

Wat gebeurt er dus vaak

De directie of het bestuur doet zelf de betalingen per bank door de facturen stuk voor stuk in te voeren. Dit kost het bestuur veel tijd en er is veel kans op fouten in het bankrekeningnummer en het te betalen bedrag. Of de administrateur of officemanager doet zelfstandig de betalingen. Vanuit een controle oogpunt is dit niet ideaal, omdat uiteindelijk de persoon die de betaling klaarzet, dezelfde persoon is als diegene die de betaling verzendt aan de bank.

Oplossing van Evolupa

Het boekhoudpakket waarmee wij werken geeft de mogelijkheid om

1. Het aantal fouten te beperken in zowel het bankrekeningnummer als bedrag.
2. Om alle betalingen te laten klaarzetten middels een batch(verzamel)betaling.

Het klaarzetten wordt dan gedaan middels het exporteren vanuit het boekhoudpakket en wordt via een SEPA (.XML) bestand geimporteerd in het bankpakket. Het importeren van de betalingen en verzenden van de betalingbatch kan kort achter elkaar gedaan worden zodat de kasbeheerder en de project leider of directeur (tweepaar ogen) gezamelijk de betaling verzenden aan de bank. Deze wijze van werken heeft tegelijk het voordeel dat je een actuele crediteurenstand hebt, wat belangrijk is voor bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose of inschatting.

Heb je vragen over deze oplossing dat kan je contact met ons opnemen, dat kan via info [at] lupacompany.com.