Administratie 2.0 en Financieel projectmanagement voor de kunsten, podiumkunsten en film

Zakelijke leiding

Projecten vallen onder de verantwoordelijkheid van een zakelijk leider en hij is zowel verantwoordelijk voor het welslagen van het project als voor de financiën. De zakelijk leider van nu richt zich meer op de ontwikkeling van het ondernemerschap en verdienmogelijkheden van een organisatie en heeft daardoor minder tijd voor en is minder gericht op de financiën. Fruxlupa (onderdeel van Lupacompany) stelt organisaties in staat om efficiënt en professioneel projectmanagement te voeren.

Financieel projectmanagent is onderdeel van de financiële administratie

Een projectadministratie is een sub administratie van een normale financiële administratie.  Een financieel projectmanager vertegenwoordigd de projecten en werkt samen met de financiële administratie. De financieel project manager is op dag-tot-dag het financiële zakelijke aanspreek punt voor het project. Fruxlupa kiest voor een complete en integrale benadering van administratieve functies en financieel projectmanagement.

Aanpak administratie 2.0 en financieel projectmanagement

Aanpak bestaat uit vier elementen:

-Stevige financieel projectmanagement en manager
-Goed financieel team (boekhouder, controllers)
-Integraal werkende administratiesysteem
-Beste analyse en rapportage tools.

Stevige financieel projectmanagement en manager

Een financieel project manager richt zich op het zakelijke inhoudelijke coördinatie en financieel managen van een project.  De coördinatie bestaat dan uit onderhandeling, vastleggen afspraken en de juist uitbetaling.  Het financieel managen bestaat uit budgetten opstellen, vastleggen afspraken en controleren op naleving, budget beheren,  het project financieel sturen en verzorging van de afrekening.  

Goed financieel team (boekhouder, controller)

Financieel team is verantwoordelijk voor het afboeken van verplichtingen, juist toepassen van de btw tarieven en het signaleren van problemen. Het team moet onder druk goed kunnen werken. En is verantwoordelijk voor de betaling van crediteuren en btw aangifte.

Integraal werkende administratiesysteem

Binnen de aanpak van Fruxlupa is de projectadministratie (contracten, management) onderdeel van het zelfde administratieomgeving als de financiële administratie zodat er integratie plaatsvindt van verschillende administratie functies. Door de integratie is er geen dubbel werk en kan de informatie uit de ene administratie gebruikt worden in de andere administratie zodat er doelgerichter gewerkt kan worden.

Integratie voorbeeld

1. Het vastleggen van afspraken in een contractenregister geeft informatie over de stand van zaken in het budget. 2. Bij het inboeken van een factuur kan worden opgezocht in het contractenregister of de factuur klopt. 3. Wanneer de factuur is ingeboekt kan er een betalingsbestand worden gemaakt tbv van import in de bank. 4. De betaalde factuur wordt automatische ingeboekt in het bankboek. 5. Doordat er bekend welke facturen ontvangen zijn en welke niet is er een overzicht tbv liquiditeitsprognose voor het project. 6. Zowel de gerealiseerde bedragen als het budget staan in een administratie zodat een afrekening snel gemaakt en gecontroleerd is. 7. Idem voor jaarrekeningen.

Beste analyse- en rapportagetools.

Om goed te kunnen managen moet je makkelijk analyses kunnen doen in Excel en rapportages  kunnen maken voor leiding, controller, directie of een bestuur. Het financieel systeem heeft een geïntegreerde koppeling met Excel zodat informatie onmiddellijk in Excel kunnen worden gezet en (standaard) rapportages kunnen worden gebruikt.